Cómo hacer una mudanza de oficina

Los mejores consejos para tu mudanza de oficina

El proceso de mudarse de oficina es algo distinto que mudarse de casa. Por lo general, hay muchas más personas involucradas en una mudanza de oficina que en una mudanza de casa. Por ello es necesario que la organización sea aún mayor. Además, para una empresa mudarse de oficina supone dejar de estar operativos durante algún tiempo, o al menos no producir al 100%. Por eso estudiar los costes, contar con una buena planificación y hacer una mudanza eficiente es de vital importancia.

10 Tips para cambiarse de oficina

Ya seas una empresa pequeña, mediana o grande, te traemos unos consejos que te servirán para hacer la mudanza de oficina lo más organizada posible. Estos consejos te servirán tanto si vais a contar con un servicio de mudanzas como si no.

Planifica tu presupuesto y analiza opciones

Para hacer el presupuesto de una mudanza de oficina, ten en cuenta cuánto tiempo os llevará hacer la mudanza porque durante ese período no seréis productivos al 100%. Al margen de eso, tendrás que considerar también los costes de la mudanza en sí.

Una vez sepas el presupuesto que podéis destinar a la mudanza, compara las opciones de que dispones. Si sois una empresa pequeña, quizás podáis considerar hacer la mudanza por vuestra cuenta, aunque no es lo más recomendable.

Si vuestra empresa es un poco más grande, analiza las ofertas de distintas empresas de mudanza y elige la que mejor se adapte a vuestras necesidades. No olvides considerar factores como la calidad del embalaje que usan, si cuentan con seguro o no, si tienen servicio guardamuebles para almacenar mobiliario durante la mudanza….

Elige la fecha del traslado

Elige la fecha de tu mudanza estratégicamente. Si vuestra empresa es grande y os va a llevar mucho tiempo mudaros, podéis elegir hacerla durante los meses de menor actividad de vuestro sector.

Por ejemplo, por regla general mudarse durante los meses de verano puede ser una buena opción, aunque tendrás que tener en cuenta las vacaciones de los empleados.

Planifica con antelación tu mudanza de oficina

Una de las claves para que la mudanza de la oficina sea eficiente es que cada persona tenga unas instrucciones claras y concisas sobre qué debe hacer, cuándo y cómo.

Cada empleado de la empresa debería saber cuál es su papel dentro de la mudanza. Por ejemplo, quizás debe encargarse solo de empaquetar sus objetos personales, o también puede ser quien se encargue del traslado de un determinado tipo de documentos.

Si la empresa es muy grande, asignar encargados de coordinar cada departamento puede ayudaros a organizaros mejor.

Si te organizas, mudarse de oficina será muy fácil.

Traslada los equipos informáticos primero

Una de las primeras cosas que debe trasladarse son los equipos o sistemas que necesiten un proceso largo de montaje e instalación. Por ejemplo, ordenadores, teléfonos…

Es conveniente trasladarlos a la nueva oficina lo antes posible para que el equipo técnico pueda ir adelantando su instalación.

Ten un inventario

Hacer un inventario para la mudanza de una oficina puede ser todo un reto, según su tamaño. Pero ayudará a que no se pierda nada durante la mudanza y a encontrar los objetos más rápidamente una vez se esté en la nueva oficina.

Para el inventario, es recomendable que lo organicéis por departamentos y que cada departamento se encargue de ir recopilando lo que contiene cada caja. Y por supuesto, etiquetad las cajas de acuerdo al inventario para localizarlas después.

Caja de imprescindibles

Cada empleado debería tener preparada una caja de los objetos imprescindibles que necesita para poder empezar a trabajar lo antes posible.

De esta manera, en cuanto el mobiliario y equipos mínimos necesarios para empezar a trabajar estén listos, los empleados podrán retomar sus tareas mientras se monta el resto de la oficina.

Planifica el material necesario

Para hacer una mudanza, necesitarás una serie de suministros básicos: cinta adhesiva, cajas, tijeras para cortar la cinta, plástico de burbujas… Planifica todo lo que vayáis a necesitar para que la mudanza no tenga que interrumpirse por un motivo como que no os quede cinta.

Antes de mudarte de oficina, avisa a tus clientes

Ten disponible un vehículo

Si vuestra empresa es pequeña y habéis decidido hacer la mudanza vosotros mismos, aseguraos de tener un vehículo disponible para el día de la mudanza.

Si eres una empresa más grande o habéis decidido contar con profesionales que os hagan la mudanza, no tendréis que preocuparos por esto.

Avisa a tus clientes y proveedores

No olvides avisar a tus clientes y proveedores del cambio de dirección. Y no olvides también actualizar la dirección en vuestra web, Google My Business, material de papelería, tarjetas de visita…

Y por supuesto, habrá que reciclar las tarjetas de visita con la dirección antigua. Así podréis evitar cualquier posible confusión de dirección con un cliente en el futuro.

Cuenta con profesionales

Tenga el tamaño que tenga tu empresa, lo mejor es siempre contar con una empresa de profesionales de las mudanzas para que os ayuden, para que la mudanza sea más efectiva, el embalaje sea más seguro…

Si vuestra oficina es pequeña y realmente sois muy pocos, podéis considerar hacer el cambio vosotros mismos. Pero os ahorrareis muchas complicaciones y dolores de cabeza contratando los servicios de una empresa especializada en mudanzas.